📜 Codice Etico

3.1. LEGALITÀ, ONESTÀ E INTEGRITÀ

Il Gruppo HQ e tutti gli stakeholder agiscono nell'osservanza delle leggi e dei regolamenti, orientati dai principi di verità, trasparenza e onestà. Il rispetto delle leggi e dei regolamenti applicabili è un requisito imprescindibile per l'operato di HQ.

La legalità rappresenta un principio imprescindibile per il Gruppo, che si adopera costantemente per operare in modo etico e conforme alle normative vigenti. Inoltre, HQ non tollera alcuna forma di corruzione, tangenti o pratiche illegali, adottando politiche rigorose per prevenire comportamenti fraudolenti e garantendo che tutte le operazioni siano condotte con integrità e trasparenza.

Il rispetto della legalità e la lotta contro la corruzione sono elementi essenziali della cultura aziendale, che si riflettono nelle decisioni quotidiane e nelle relazioni con clienti, fornitori e partner commerciali.

Il Gruppo si impegna a garantire la massima trasparenza nelle proprie operazioni, fornendo informazioni sempre accurate, veritiere e comprensibili. La chiarezza e l'onestà nella comunicazione, sia interna che esterna, rappresentano valori fondamentali per il consolidamento di rapporti di fiducia con tutti gli interlocutori.

Ogni attività svolta dal Gruppo è guidata dal principio di onestà: è vietato qualsiasi comportamento che possa risultare fuorviante, ingannevole o fraudolento. Il Gruppo HQ crede nell'agire con integrità anche nelle situazioni più complesse, per il mantenimento della reputazione e per il raggiungimento degli obiettivi a lungo termine.

3.2. RISPETTO E DIGNITÀ

Il Gruppo HQ si impegna a trattare tutti i dipendenti, clienti, fornitori e partner con il massimo rispetto e dignità, promuovendo un ambiente di lavoro inclusivo e privo di qualsiasi forma di discriminazione.

Il Gruppo crede fermamente nell'importanza di un ambiente in cui ogni individuo si senta valorizzato e rispettato, indipendentemente dalle proprie differenze e nel rispetto dei diritti umani fondamentali, ripudiando qualsiasi forma di abuso, sfruttamento o violazione della dignità umana. La promozione della dignità personale e del rispetto reciproco è un valore che guida costantemente le azioni di HQ, sia all'interno del Gruppo stesso, che nelle relazioni con i partner commerciali.

3.3. COERENZA E AFFIDABILITÀ

Il Gruppo si impegna a mantenere un elevato livello di coerenza e affidabilità in tutte le proprie attività.

Ogni operazione e decisione è presa con l'intento di garantire che le aspettative di clienti, dipendenti, fornitori e partner siano soddisfatte in modo costante. La coerenza nelle azioni aziendali, insieme all'affidabilità nelle relazioni e nei risultati, è fondamentale per costruire e mantenere la fiducia nel lungo periodo.

Il Gruppo HQ considera la trasparenza delle sue attività quale requisito essenziale per offrire un servizio all'altezza degli standard più elevati e per consolidare il proprio impegno verso la qualità e l'affidabilità, sia internamente che nelle interazioni con l'esterno.

3.4. RESPONSABILITÀ AMBIENTALE

Il Gruppo HQ si impegna a operare in modo sostenibile, minimizzando l'impatto ambientale delle proprie attività attraverso pratiche che promuovono l'efficienza energetica, la riduzione dei rifiuti e il rispetto per le risorse naturali.

La sostenibilità è un valore chiave che guida ogni decisione aziendale, contribuendo a garantire un futuro più verde e responsabile.

Il Gruppo si impegna a sensibilizzare i propri interlocutori a migliorare le performance ambientali in relazione alla gestione delle emissioni, dei rifiuti, del materiale di consumo e delle risorse energetiche ed idriche.

3.5. RESPONSABILITÀ SOCIALE

Il Gruppo è fortemente impegnato nella responsabilità sociale, supportando attivamente le comunità locali e contribuendo al loro sviluppo economico e sociale, nel rispetto dei diritti fondamentali delle persone. HQ, infatti, promuove la diversità e l'inclusività, valorizzandola quale elemento di crescita del Gruppo stesso.

HQ non ammette alcuna forma di discriminazione basata su età, cultura, etnia, nazionalità, credo religioso, opinione politica, stato civile, stato di gravidanza, genere, orientamento sessuale, identità, espressione di genere e condizioni di salute. Il Gruppo non tollera, altresì, alcuna forma di sfruttamento e riconosce l'importanza primaria della tutela dei minori e della repressione di ogni forma di lavoro minorile.

La consapevolezza della diversità quale fondamento del principio di uguaglianza guida HQ verso la creazione di un ambiente di lavoro equo, in cui ogni situazione viene affrontata considerando le specificità del caso concreto. Il Gruppo riconosce l'importanza della diversificazione, adottando un approccio personalizzato per ciascuna situazione e per ciascun individuo, evitando soluzioni prestabilite che potrebbero risultare inique.

Attraverso iniziative concrete, HQ cerca di creare valore non solo per i propri stakeholder, ma anche per il Gruppo nel suo complesso, promuovendo un impatto positivo che vada oltre gli aspetti puramente economici e che favorisca un progresso inclusivo e duraturo.

4.1. CONFLITTI DI INTERESSE

Il Gruppo HQ richiede di evitare qualsiasi situazione che possa dar luogo a un conflitto di interessi. Si intende per conflitto di interessi ogni circostanza in cui un individuo sia portatore di un interesse personale o esterno che possa influire negativamente sull'oggettività e sull'imparzialità nelle decisioni aziendali.

È assolutamente vietato strumentalizzare la propria posizione all'interno del Gruppo o attuare comportamenti collusivi con l'intento di ottenere vantaggi personali. Inoltre, è proibito esercitare qualsiasi forma di pressione nei confronti di terzi al fine di ottenere un vantaggio per se stessi o per il Gruppo HQ.

Qualsiasi potenziale conflitto di interessi deve essere dichiarato tempestivamente e gestito in modo trasparente, garantendo sempre la massima chiarezza nelle azioni intraprese.

La trasparenza e la correttezza sono principi fondamentali per prevenire situazioni che possano compromettere l'integrità e l'affidabilità delle operazioni aziendali.

4.2. CONFIDENZIALITÀ E PROTEZIONE DEI DATI

Il Gruppo HQ si impegna a proteggere le informazioni riservate, sia interne e proprie, che relative ai clienti, nel rispetto della normativa vigente.

Ogni membro del Gruppo è tenuto a tutelare la riservatezza e la confidenzialità delle informazioni e dei dati personali appresi nel corso dell'attività svolta per HQ. In particolare, è richiesto che vengano acquisiti e trattati solo i dati necessari e strettamente connessi alle attività professionali, mantenendo la riservatezza su tali informazioni e impedendo che terzi non autorizzati ne prendano conoscenza. La comunicazione e la divulgazione dei dati devono avvenire esclusivamente secondo le procedure stabilite dal Gruppo e previa autorizzazione degli organi competenti.

Ogni individuo deve inoltre valutare e determinare la natura confidenziale delle informazioni secondo le procedure interne di HQ, rispettando l'obbligo di riservatezza anche dopo la cessazione del rapporto di collaborazione, in conformità alla normativa sulla protezione dei dati personali e agli impegni contrattuali.

Il Gruppo HQ adotta misure adeguate a garantire la protezione dei dati personali e sensibili, in linea con le disposizioni del Regolamento UE n. 679/2016 (GDPR).

Il Gruppo garantisce che i propri sistemi informatici siano protetti da misure di sicurezza idonee, e che l'accesso ai dati e alle informazioni aziendali sia limitato e conforme alle autorizzazioni specifiche. L'accesso ai sistemi informatici di HQ, nonché la gestione di codici di accesso e dati sensibili, è sottoposto a controllo; qualsiasi azione che possa danneggiare i sistemi informatici, alterarne il funzionamento o comprometterne la sicurezza delle informazioni è severamente vietata.

4.3. QUALITÀ E INNOVAZIONE

Il Gruppo HQ si impegna a mantenere elevati standard di qualità in tutti gli ambiti delle proprie attività, perseguendo costantemente l'eccellenza nella realizzazione dei suoi prodotti e servizi.

Ogni fase del processo produttivo, dalla progettazione alla distribuzione, è gestita con la massima attenzione ai dettagli, con l'obiettivo di soddisfare e superare le aspettative dei clienti. Il perseguimento dell'eccellenza è un principio fondamentale che guida ogni azione, garantendo risultati concreti e di valore.

In parallelo, il Gruppo promuove l'innovazione come strumento chiave per il miglioramento continuo. La ricerca di soluzioni nuove ed efficaci, il miglioramento dei processi e l'adozione di tecnologie all'avanguardia sono il fulcro delle attività quotidiane. L'innovazione non riguarda solo i prodotti e i servizi offerti, ma anche il modo in cui le operazioni aziendali vengono gestite, con l'intento di ottimizzare le performance e rispondere in modo sempre più efficiente alle esigenze del mercato e dei clienti.

4.4. COMPORTAMENTO PROFESSIONALE

Il Gruppo HQ promuove un comportamento professionale in tutte le interazioni, sia interne che esterne. Ogni azione e relazione deve riflettere alti standard di etica, competenza e rispetto.

Ogni individuo che collabora con il Gruppo è tenuto a dimostrare dedizione, serietà e responsabilità nelle proprie mansioni, al fine di garantire una gestione efficace e armoniosa dei rapporti professionali. Un comportamento rispettoso e improntato alla professionalità è essenziale per costruire e mantenere fiducia, sia all'interno che all'esterno dell'organizzazione.

HQ favorisce la collaborazione e il lavoro di squadra come pilastri fondamentali del proprio successo. Ogni soggetto è incoraggiato a valorizzare le proprie competenze, a contribuire con le proprie idee e a lavorare insieme per raggiungere obiettivi comuni. L'approccio collaborativo promuove un ambiente in cui ogni individuo è parte integrante di un progetto collettivo, con l'obiettivo di favorire l'efficienza, l'innovazione e il benessere dell'intero gruppo.

Il Gruppo HQ crede fermamente che la concorrenza leale sia cruciale per lo sviluppo e il progresso delle attività aziendali. Pertanto, si impegna a competere in modo corretto e conforme alla normativa antitrust vigente, rispettando le regole del mercato e evitando qualsiasi pratica che possa compromettere la trasparenza e l'integrità delle transazioni economiche.

HQ, attraverso le proprie azioni, si astiene dall'attuare comportamenti anticoncorrenziali, collusivi o abusivi. Non è tollerata alcuna condotta finalizzata a manipolare o influenzare il mercato in violazione delle leggi o di altre normative applicabili.

Un approccio concorrenziale sano e leale è fondamentale per la tutela di un mercato aperto, competitivo e orientato alla crescita sostenibile.

4.5. TRACCIABILITÀ E TRASPARENZA

Ogni operazione svolta dal Gruppo HQ deve essere documentata con evidenze adeguate a garantire la tracciabilità e la verificabilità del processo. Le procedure interne devono essere chiare e precise, assicurando che ogni azione sia supportata da una documentazione che permetta di ricostruire in modo trasparente le motivazioni alla base della decisione e delle operazioni stesse.

Le evidenze documentali devono consentire, in ogni momento, di verificare chi ha autorizzato, effettuato, registrato e controllato l'operazione, garantendo la piena trasparenza e la possibilità di risalire facilmente alle informazioni relative. I documenti inerenti alla registrazione contabile devono permettere una ricostruzione rapida delle operazioni, facilitando l'individuazione di eventuali errori nel processo amministrativo.

I bilanci, le relazioni e le comunicazioni sociali, previsti dalla normativa vigente, devono essere redatti in modo chiaro e trasparente, riflettendo in maniera fedele e veritiera la situazione patrimoniale del Gruppo. Ogni operazione o transazione deve essere tempestivamente registrata nel sistema contabile aziendale, rispettando i principi contabili applicabili e le disposizioni di legge. Tali operazioni devono essere legittime, autorizzate, coerenti e congrue.

È responsabilità di ogni dipendente e collaboratore garantire che le evidenze documentali siano facilmente reperibili e organizzate secondo criteri logici e conformi alle procedure aziendali interne. Qualora venga a conoscenza di omissioni, falsificazioni o errori nelle registrazioni contabili o nella documentazione di supporto, il dipendente è tenuto a segnalarlo tempestivamente al proprio responsabile di riferimento.

Il Gruppo HQ garantisce che tutti gli stakeholder siano costantemente informati con completezza e trasparenza, fornendo loro informazioni accurate, comprensibili e tempestive, affinché possano prendere decisioni consapevoli. Inoltre, HQ riconosce l'importanza di garantire una corretta e completa informazione ai soci riguardo gli aspetti significativi della gestione societaria e contabile.

4.6. TUTELA DELLA SALUTE E DELLA SICUREZZA SUL LAVORO

Il Gruppo HQ garantisce un ambiente di lavoro sicuro e sano per tutti i dipendenti, collaboratori e subappaltatori, impegnandosi a rispettare tutte le normative vigenti in materia di salute e sicurezza sul lavoro. La sicurezza è una priorità assoluta e il gruppo si adopera costantemente per offrire condizioni lavorative che tutelino il benessere fisico e psicologico di tutti coloro che fanno parte dell'organizzazione.

HQ adotta misure preventive per ridurre i rischi sul lavoro, promuovendo una cultura della sicurezza che coinvolge ogni membro del Gruppo.

Le pratiche preventive vengono applicate in modo sistematico, con l'obiettivo di anticipare i potenziali pericoli e garantire un ambiente di lavoro protetto, in cui la salute e la sicurezza siano sempre tutelate.

4.7. RAPPORTI CON I CLIENTI

Il rapporto tra i clienti e il Gruppo si fonda su relazioni autentiche, ascolto e attenzione alle esigenze altrui, mediante interazioni con i clienti che rispettino il principio di trasparenza.

Il Gruppo HQ persegue la massima soddisfazione della propria clientela, sviluppando un modello di servizio che si basa sull'interpretazione continua delle loro necessità e delle richieste del mercato. HQ si impegna a raccogliere costantemente feedback e informazioni dai clienti per migliorare i servizi offerti, individuando soluzioni che possano rispondere efficacemente alle loro esigenze.

Questo processo rappresenta un elemento fondamentale per l'ottimizzazione delle prestazioni e per il miglioramento dei servizi erogati.

4.8. RAPPORTI CON I FORNITORI E I COLLABORATORI ESTERNI

HQ mira a instaurare collaborazioni continuative e rapporti di fiducia solidi e duraturi con i fornitori e i collaboratori esterni. A tal fine, il Gruppo richiede espressamente ai propri fornitori e collaboratori esterni il rispetto delle norme e dei principi stabiliti nel presente Codice Etico.

I compensi corrisposti ai fornitori e collaboratori esterni sono proporzionati alle prestazioni definite nei relativi contratti. Il Gruppo si impegna a conformare le proprie attività di approvvigionamento ai principi etici previsti dal Codice, selezionando i fornitori sulla base di criteri di eticità, affidabilità, buona reputazione, credibilità nel mercato e serietà professionale. Viene anche valutata la capacità dei partner commerciali di rispettare l'ambiente e l'utilizzo di metodologie responsabili.

Ogni rapporto giuridico con fornitori e partner commerciali viene formalizzato per iscritto, al fine di garantire chiarezza e trasparenza.

4.9. ANTIRICICLAGGIO

Il Gruppo HQ si impegna a rispettare tutte le norme e disposizioni, sia nazionali sia internazionali, in tema di antiriciclaggio, adempiendo in particolare a quanto previsto dal d.lgs. n. 231/2007.

I dipendenti e i collaboratori di HQ non devono in alcun modo e in alcuna circostanza ricevere o accettare la promessa di pagamenti in contanti oltre i limiti previsti dalla legge, né correre il rischio di essere implicati in vicende di riciclaggio di denaro proveniente da attività illecite o criminali.

Il Gruppo adotta tutte le cautele e i controlli necessari affinché nell'attività aziendale non vengano reimpiegati profitti illeciti, garantendo la massima attenzione verso la legalità e la trasparenza.

4.10. SELEZIONE E GESTIONE DEL PERSONALE

Nel Gruppo HQ, meritocrazia e buona volontà sono i valori fondamentali. La selezione e la ricerca del personale vengono effettuate nel pieno rispetto della privacy dei candidati e seguendo criteri di trasparenza e oggettività, garantendo pari opportunità ed evitando favoritismi di qualsiasi genere.

Tutti i dipendenti vengono assunti con regolare contratto di lavoro, in conformità con la legislazione vigente. Al momento dell'assunzione, e durante il periodo iniziale di inserimento, ogni lavoratore riceve informazioni adeguate riguardanti le normative applicabili al proprio rapporto di lavoro, le misure di sicurezza e salute sul luogo di lavoro, le politiche aziendali e il Codice Etico del Gruppo HQ.

L'accesso a incarichi o ruoli all'interno dell'organizzazione avviene in funzione delle competenze e capacità professionali dimostrate. Il Gruppo HQ promuove anche l'adozione di formule contrattuali che facilitino l'equilibrio tra vita lavorativa e familiare.

Tutti i dipendenti e collaboratori sono chiamati a svolgere i propri compiti con responsabilità, assumendo un atteggiamento collaborativo e proattivo nel processo di valutazione.

Il Gruppo HQ rifiuta categoricamente il lavoro forzato o vincolato, così come l'impiego di lavoratori che non abbiano raggiunto l'età minima legale, conformandosi alle norme internazionali di tutela del lavoro minorile (Convenzioni ILO 29, 105, 138 e 182). L'organizzazione rispetta inoltre tutte le normative a tutela della parità di genere, delle pari opportunità e del sostegno a maternità e paternità.

È riconosciuto e rispettato il diritto di ogni dipendente di associarsi liberamente e di negoziare collettivamente. Nei rapporti di lavoro gerarchici, il Gruppo HQ richiede che l'autorità venga esercitata con correttezza, equità e rispetto, impedendo qualsiasi comportamento che possa compromettere la dignità o l'autonomia dei dipendenti e collaboratori.

4.11. REMUNERAZIONE

Il Gruppo HQ determina le retribuzioni e gli eventuali aumenti nel pieno rispetto delle normative vigenti e dei contratti collettivi applicabili. Tali determinazioni avvengono secondo modalità trasparenti, eque e sono comunicate chiaramente ai lavoratori.

HQ garantisce il rispetto degli adempimenti contributivi, retributivi e fiscali, nonché la conformità alle normative sul lavoro. Inoltre, si impegna a rispettare tutti gli obblighi normativi volti a garantire il soggiorno regolare sul territorio nazionale dei dipendenti provenienti da paesi extra-UE.

Il Gruppo HQ non instaura né prosegue rapporti commerciali con fornitori che impieghino manodopera in condizioni di sfruttamento o che non rispettino le norme in materia di lavoro.

4.12. MOLESTIE E MOBBING

HQ esige che nelle relazioni di lavoro, sia interne che esterne, non siano attuati comportamenti che possano dar luogo a molestie o a pratiche riconducibili a mobbing. Tali comportamenti sono severamente proibiti, senza eccezione. Si considerano atti di molestia o mobbing:

• Creare un ambiente di lavoro intimidatorio, ostile, di isolamento o discriminatorio nei confronti di singoli individui o gruppi di lavoratori.
• Interferire ingiustificatamente con l'esecuzione delle prestazioni lavorative altrui.
• Ostacolare le opportunità di carriera o le prospettive professionali di altri dipendenti per motivi di competitività personale o per motivi legati ad altri lavoratori.

Il Gruppo HQ è impegnato a mantenere un ambiente di lavoro rispettoso, inclusivo e privo di qualsiasi forma di molestia o abuso.

4.13. DONI E REGALIE

Atti di cortesia commerciale come omaggi e prestazioni gratuite a soggetti terzi devono essere valutati con prudenza e sono consentiti esclusivamente se di modico valore. Non devono, comunque, poter essere interpretati come richiesta di favori in contropartita.

Nel corso del rapporto di lavoro è fatto divieto a ciascun dipendente e/o collaboratore l'accettazione di denaro, omaggi o trattamenti di favore, sia direttamente che per mezzo di terze persone.

Qualunque omaggio o trattamento di favore, offerto o richiesto, che esuli da semplici atti di cortesia commerciale dovrà essere rifiutato e dell'accaduto dovrà essere immediatamente informato il proprio responsabile.